يعتبر الاحتفاظ بنسخة شخصية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أمراً مفيداً، حيث يمكنك الرجوع إليها لاحقاً لتوثيق بعض الملاحظات التي أُرسلت إليك أو المشاريع التي عملت عليها، وهناك عدد من الطرق التي يمكنك استخدامها لإنشاء نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، ولكن قبل القيام بذلك عليك التحقق وأخذ الإذن من جهة العمل أو المشرف لتجنب أي تداعيات قانونية.
ونشر خبراء تقنين كيفية حفظ نسخة احتياطية شخصية من البريد الإلكتروني:
-كيفية إنشاء نسخة احتياطية من رسائل Outlook:
لعمل نسخة احتياطية من جميع رسائلك الإلكترونية بما يشمل المجلدات الفرعية، يمكنك استخدام ميزة تصدير Export الموجودة في أحدث إصدارات Outlook، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
- افتح خيار ملف File.
- اختر فتح وتصدير Open & Export.
- اضغط على استيراد وتصدير Import/Export.
- اختر تصدير إلى ملف Export to a file.
ستحتوي النسخة الاحتياطية على الرسائل والتقويم وجهات الاتصال. وستُحفظ كملف PST ويمكنك بعد ذلك أخذ هذا الملف وفتحه على أي حاسوب آخر.
-كيفية إنشاء نسخة احتياطية من رسائل Gmail:
يمكنك استخدم أداة Google Takeout لتنزيل جميع البيانات وتصديرها، ومن ضمنها رسائل البريد الإلكتروني، للرجوع إليها مستقبلاً أو لاستخدامها مع خدمة أخرى، وستُحفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات بامتداد MBOX.
ويمكنك أيضاً استخدام خدمة بريد إلكتروني مثل Outlook أو Thunderbird إما لتنزيل بريدك الإلكتروني على حاسوبك عبر بروتوكول POP، أو الوصول إليه فقط عبر بروتوكول IMAP وحفظ رسائل البريد الإلكتروني من داخل التطبيق.
-خيارات أخرى لحفظ نسخة احتياطية من بريدك الإلكتروني:
إذا كنت تستخدم جيميل، يمكنك استخدام إضافات متصفح غوغل كروم مثل: Save Emails to PDF التي تتيح لك تصدير رسائلك أو تنزيلها أو طباعتها كملفات PDF، ومن ضمنها رسائل البريد الإلكتروني المتعددة في وقت واحد.